保持 OneDrive 整洁的技巧

删除你不再需要的未使用数据，查找并删除重复项，以保持你的OneDrive存储空间整洁。使用文件版本控制来跟踪文档中的更改。

要整齐地组织文件，请在文件夹结构中创建逻辑层次结构。此外，定义文件重命名的标准格式，以便更容易找到它们。

为方便过滤照片，添加标签并临时重命名文件，而不是为它们创建临时文件夹。当你不再需要数据时，将其移至归档文件夹。

使用微软的云存储服务OneDrive多年后，我找到了一些简单的方法来组织我的数据，使得查找所需内容更容易。无论你是使用OneDrive管理工作还是个人数据，这些技巧都会帮助你保持一个整洁、无杂乱的空间。

清理OneDrive中杂乱的第一步是识别并删除你不再需要的文件和文件夹。这可能是几年前的旧项目或你忘记删除的临时文件。花些时间筛选你的文件夹，找到可以安全删除的数据。

要删除文件或文件夹，点击其旁边的三个横点，然后选择“删除”。然后，在弹出框中点击“删除”确认你的选择。

OneDrive会将删除的项目移至回收站，在那里它们会保留30天。如果你在此期间不恢复这些文件，它们将自动被永久删除。

如果你在编辑之前强迫自己创建文件的临时副本，你可能会最终生成重复项。你也可能不小心多次上传了一些文件，导致重复。删除这些多余的文件可以帮助整理空间。

当你两次上传同名文件并允许OneDrive保留两个版本时，OneDrive会自动在文件名末尾添加一个数字。例如，一个名为“Project”的文件的副本可能被标记为“Project (1)”或“Project 1”。要定位这些重复项，在顶部搜索栏中键入1或(1)，然后按回车。

你还可以搜索其他常见的重复标记，例如“Copy”一词，以查找并删除名称中包含“Copy”的文件。这样可以轻松找到不必要的副本。找到重复文件后，点击其旁边的三个横点并选择“删除”。确保你不会删除唯一副本，即使它错误地带有类似标记。

微软OneDrive具有文件版本控制功能，在你进行更改时保存同一文件的不同版本。这使你能够跟踪更改并在搞乱最新版本时下载旧版本。通过使用此功能，你无需创建副本，从而有助于保持存储空间不乱。

此功能默认为个人OneDrive帐户启用，管理员可以配置OneDrive for Business的版本控制设置。要打开文件的旧版本，右键点击文件并选择“版本历史记录”。会出现以前版本的列表，你可以从列表中查看、恢复或删除版本。

创建逻辑层次结构并保持整洁的文件夹结构也可以帮助你保持OneDrive的组织。你可以从广泛类别的主文件夹开始，如工作、个人和副业。在这些文件夹中，你可以为特定主题或项目创建子文件夹，例如“房地产项目”和“加密项目”。

在这些子文件夹内，你可以为每个项目的不同类型内容创建更多的子文件夹，如“财务记录”和“建设详情”。我甚至在这些子文件夹内创建更多子文件夹。关键是将所有内容放在单独、清晰标记的文件夹中，以便你可以轻松找到所需文件，而不会使空间杂乱。

建立明确且一致的命名规则可以帮助我在OneDrive中定位、排序和管理文件。如果严格遵循，它可以大大改善数据管理。首先定义一个适合你的格式。我使用以下格式：[项目][描述][日期]_[版本]，这有助于我通过一次搜索找到所需文件。

我总是使用表明文件内容类型的具体名称，例如“员工工资”，而不是模糊的术语如“付款”。我在文件名末尾添加版本号以便轻松跟踪更改。定义类别可以帮助我过滤出属于特定项目的所有文件，添加日期可以按时间顺序排序文件。

我还避免使用特殊字符，并遵循相同的格式。你可以要求团队在通过OneDrive共享文件时使用相同的命名规则。

添加标签以便轻松过滤可以帮助你保持OneDrive的整洁。使用“紧急”或“待审查”等标签可以让你更好地分类文件。你可以为单个文件分配多个标签，或用特定项目名称或团队成员名称标记文件。标签可以消除创建许多子文件夹的需要，并允许你通过单击找到所需文件。

在撰写本文时，OneDrive只允许你为照片添加标签。要标记照片，将鼠标悬停在照片上，点击信息图标（â），然后点击“添加标签”，输入标签并按回车。

虽然你不能直接为其他文件添加标签，但有一个变通方法：临时将文件重命名并包含标签。例如，如果你想为待审查的文件添加标签，可以将文件重命名为包含“待审查”的名称。这样，你可以通过搜索该标签找到文件，而无需创建临时文件夹来存放处于审查阶段的文件。

我有一个定期将旧项目文件和临时数据归档到专用归档文件夹的有用习惯，一旦我意识到不再需要它们。将这些未使用的文件从主文件夹中移除，可以保持存储空间整洁。此外，我不必删除文件，并且可以在需要时轻松检索它们。

要创建归档文件夹，点击左上角的“新建”按钮，选择“文件夹”，并将其命名为归档。然后，要将未使用的文件移至该文件夹，点击文件旁边的三个横点，选择“移动到”，然后打开归档文件夹并点击“移动到此处”。

如果你严格遵循上述提示，你的OneDrive存储空间将更加有序，使你可以轻松找到所需文件。记住，你不应该仅一次性整理OneDrive然后就忘记它。相反，定期检查你的数据并执行必要的维护，以保持云存储空间有序。