我的目标是向你展示如何充分利用 OneNote 成为我的生产力伙伴，它不仅仅是一个笔记本，而是我的“第二大脑”。

一、组织结构和基础功能：构建清晰的数字活页夹

我发现 OneNote 通过清晰的结构解决了专业人士面临的笔记、任务和想法混乱的问题。我将 OneNote 视为一个用于特定项目（如营销活动）的活页夹。

我首先创建了一个笔记本，比如“营销项目笔记”，然后添加了分区（Section），它们就像活页夹中的标签页，用于区分不同的工作流，例如“活动计划”、“会议”、“客户反馈”和“活动资产”，这有助于避免混乱，确保笔记易于查找。

在每个分区内部，我会添加页面来记录特定的内容或文档，例如在“活动计划”下，我创建了“概览和目标”、“时间线”和“头脑风暴”页面。

1. 强大的捕获与集成能力

OneNote 的强大之处在于其灵活的捕获能力：我可以在页面的任何地方打字、粘贴任何东西、绘图甚至录音。

为了保持工作流程的连贯性，我将 OneNote 与 Outlook 和 To-Do 集成。我可以将重要的邮件直接从 Outlook 发送到 OneNote。在 OneNote 内部，我可以右键单击一个笔记，选择“Outlook 任务”，将其同步到 Microsoft To-Do，从而将我的笔记与日历和收件箱连接起来，无需复制粘贴。

此外，OneNote 还支持实时协作：我可以点击分享并邀请团队成员，这样我们就能在同一个共享的“大脑”中添加笔记、评论和想法，这对远程团队至关重要。

二、利用 Copilot 提升行动力：从信息到执行的智能转化

虽然 OneNote 非常擅长内容捕获，但将信息转化为可执行的行动曾是一个挑战。现在 Copilot 的加入改变了这一点。

1. 智能追踪会议与行动项

Copilot 帮助我追踪会议记录和行动项。在会议期间，我通常会记下大量的要点、截止日期和待办事项。有了 Copilot，我可以在主页功能区启动它，并输入提示，例如“总结今天的会议并突出行动项”，Copilot 就会生成摘要和行动项，甚至提供了生成内容所依据的原始参考资料。

2. 知识管理与项目规划的利器

Copilot 在知识管理和研究方面也大有帮助。我经常将文章、截图或竞争对手数据保存到 OneNote 中。如果我问 Copilot“从这些笔记中总结竞争对手 X 的策略，并以优缺点表格的形式呈现”，它就能快速生成策略摘要和包含引用的优缺点表格。

我还可以用它进行项目规划：我只需说“将这些头脑风暴笔记转化为包含里程碑和风险的季度项目计划”，它就能将我粗糙的页面转化为可执行的策略。

甚至在学习和培训方面，如果我有一份密集的入职文档，我可以要求 Copilot 将其“转化为 10 步快速入门指南”，从而快速为新员工准备好清晰的材料。

总而言之，OneNote 提供了画布，而 Copilot 增添了智能，它们共同将我的研究转化为易消化的见解，将头脑风暴转化为结构化的路线图，并使我能更快地采取行动。

三、日历和日程管理：两种高效方法

由于 OneNote 的新版本移除了内置日历，我学会了两种方法来管理日历：

1. 创建可重复使用的日历模板

我在一个空白页面上插入了一个 7 列 5 行的表格。我输入了星期几，并利用 Windows 日历作为参考，手动输入了月份的日期（例如 2026 年 1 月）。我调整了列宽，并对日期和星期几进行了格式化（例如，将星期几设为粗体，并给行应用了黑色底纹和白色字体）。

我为每个单元格留出了足够的垂直空间来添加任务和约会。我在表格顶部添加了空间来记录本月的关键优先事项，并在表格底部添加了用于笔记和跟进信息的空间。最后，我将完成的页面保存为 OneNote 模板，这样我就可以根据该模板快速创建新月份的页面，只需更改日期即可。

2. 使用 Oneastic 插件

如果我的环境允许安装加载项，这是最省时省力的方法。我下载并安装了免费的 Oneastic 插件，重启 OneNote 后，我访问了 Oneastic 宏并安装了“带任务列表的月历”。运行该宏后，我选择年份和月份（例如 2026 年 1 月），它就能在几秒钟内插入一个完全可编辑的日历。

四、定制标签系统：打造你的专属生产力仪表板

为了将我的数字笔记本变成一个真正的生产力系统，我必须有效使用标签（Tags）。我意识到随机标记只会增加混乱，所以我决定定制并精简默认的标签列表。

我通过导航到“标签”并选择“自定义标签”来创建我的轻量级系统。我选择了少量核心标签，并给它们分配了快捷键：

• 待办事项 (To-do)：快捷键 Ctrl+1，用于描述需要某人执行的实际任务。
• 重要 (Important)：用于关键决策或承诺。
• 问题 (Question)：用于风险、未知项或需要跟进的事项。
• 稍后记住 (Remember for later)：用于“停车场”想法。
• 关键 (Critical)：快捷键 Ctrl+5，用于真正高风险或高影响的项目。

我还修改了两个项目标签，将“项目 A”重命名为“Project Horizon”（快捷键 Ctrl+6），将“项目 B”重命名为“Project Risks to Discuss”（快捷键 Ctrl+7），并将它们移动到列表上方。

当我捕获会议记录后，我会立即将笔记转化为任务，使用 To-Do 标签。这个系统的最大优势在于，我可以随时进入“查找标签”搜索栏，查看来自所有会议的所有“待办事项”，在一个过滤后的仪表板中集中管理它们。我甚至可以直接在标签摘要中勾选已完成的任务，这也会同步更新原始会议记录中的状态。

通过有意地设置 OneNote，我正在构建一个结构清晰、内容灵活、行动项明确、支持实时协作并与我的工作流程集成的工具，从而实现更少的笔记分散和更快的行动。