文档管理 |Outlook和Onenote双剑合璧,真正做到一站式可视化多项目跟踪管控

Outlook是微软公司开发的一款极其出名的邮件管理系统,免费多平台跨系统操作,支持多账号,最重要的是可以离线查看和编辑邮件,对于出差一族非常方便。

延伸阅读:

Outlook邮件处理运用这六个原则和方法,每天有多达100封邮件我照样从容搞定

Outlook除了是一款邮件管理软件之外,还可以武装成一款超级强大功能的GTD系统,包括项目管理子系统,知识管理子系统,日程安排管理子系统和人脉管理子系统。今天和各位介绍Outlook强大GTD系统系列的第一篇文章,如何利用Outlook进行项目管理和知识管理。

Outlook任务跟踪子系统

经常使用Outlook来收发邮件的工作人士都知道,Outlook邮件追踪可以设置彩色标签和到期日期提醒后续标志,在Outlook任务模块中会显示在“代办事项列表”中,也包括后面要介绍的Outlook任务。Outlook内置的任务功能非常简单,包括任务名称,截至时间和所属类别。

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1 5 / 5 / 29 ( 周 五 )

点击某任务后可显示任务开始时间、任务描述、优先级、提醒时间和任务负责人,该任务跟踪系统适合简单情况,比如每日行动清单。

如果对于工作中同时开展的复杂项目,每一个项目的执行任务都会涉及到很多相关资料做参考。那么我们就需要一个可以储存所有这些项目相关资料的地方,并能够分门别类的显示,随时随地可以方便查看。没错微软公司开发的Onenote云笔记软件就具备上述所有这些功能,Onenote作为我的个人知识输出库之前已经介绍过一些实用心得。

延伸阅读:

两种活用Onenote模板秘籍,高效打造精美专业内容库,复用方便

Outlook和Onenote整合安装步骤

对于多项目复杂任务跟踪,我们可以通过Outlook和Onenote整合,来达到此效果。需要开启此功能,可以执行如下操作:

第一步:点击Outlook中的“文件”——“选项”——“加载项”——“COM加载项”——“转到”命令:

新 过 新 匣 项 巨 
电 子 蚓 牛 
收 件 箱 
@Action 
@Reading 
@Waiting 
1 .Business 
2.Clients 
3.Upcoming 
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已 发 送 邹 件 
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发 件 箱 
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Outlook 选 项 
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活 动 应 用 程 庳 加 载 顶 
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Microsoft Access 0 凵 t 卮 。 数 据 收 里 和 发 布 加 载 项 
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禁 用 的 应 用 程 庳 载 顶 
Microsoft Exchange 加 载 项 
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COM 加 载 项 
COM 加 项 
COM 加 项 
COM 加 项 
COM 加 项 
COM 加 项 
COM 加 载 项 
COM 打 剋 
发 布 者 
蕪 容 性 
Evernote 0 凵 t 卮 0 Contact Connector 
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有 可 的 蒹 容 性 信 息 
D:\Program Files 〔x85 〕 \Evernote\Evernote\EvernoteCCx64.dll 
Evernote 0 凵 t 卮 ok Contact Connector 
COM 加 项

第二步:勾选“有关Outlook项目的Onenote便签”,点击“确定”按钮。

COM 如 ] 项 
可 加 项 0 : 
囗 Microsoft Exchange 加 载 项 
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添 加 ) 一

可以看到Outlook邮件菜单栏中新增Onenote图标

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0 已 读 
分 类 , 
OneNote 
IP 后 续 标 志 .

Outlook邮件保存到Onenote中

将某一封重要邮件需要保存到Onenote中,在该邮件的菜单栏中点击Onenote图标:

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选择邮件需要保存的笔记本分区位置,点击确定按钮。

远 择 OneNote 中 的 位 置 
远 取 一 个 分 区 或 一 页 以 放 入 子 # : 
炀 GTDi* 的 话 运 营 
快 速 笔 记 
笞 : Re 《 8 凵 : Educa 
所 有 笔 记 本 
工 作 
工 , 0 巨 号 信 息 
〔 快 速 笔 记 ) 
〔 工 作 > OT 闺 
始 终 将 子 的 # 主 发 送 到 所 远 位 〔 可 裆 在 OneNote 远 项 中 巨 定

Onenote中选择的笔记本分区位置就收到了如下的邮件保存内容,我们可以进行二次编辑和修改,该方法对邮件中涉及的重要内容可以整理成工作经验,形成小系统。

笔 记 本 
- 0 巴 记 录 
- 买 的 跑 步 芸 
- 小 李 环 
- / 、 李 环 孬 抿 记 录 
- 番 茄 工 作 法 
- 屣 间 日 记 
日 计 划 
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- 月 计 划 
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工 作 
工 , 0 巨 号 信 息 
- 杭 过 0 享 校 项 目 
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》 答 《 复 《 Release B u 刂 d : EducationProject Pad2015 0617 
1047 V00 . 00 . 15 . 00 
2D15 年 7 月 5 日 20 : 58 
二 Release Build: EducaüonProjectPad2015 U617 1 《 7 V ( ℃ 飞 . 15 一 侦 》 
发 件 人 
发 时 2D1 7 月 2 日 : 45 
Hi Kay, 
Regards, 
Tina Huang

Onenote内容直接通过Outlook发送邮件给相关人

我会在Onenote中安排每日计划,所以你也可以借鉴将Outnote记录你的每日工作日志,下班前将该日志直接通过Outlook邮件发送你的上级领导即可。在Onenote中选择当日计划页面,点击开始菜单中的“电子邮件页面”命令:

延伸阅读:onenote作为我每日待办事项的3点使用心得

廾 始 
笔 记 本 
“ 小 米 李 环 捶 抿 记 录 
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历 史 记 录 
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日 计 划 ( 15 05 月 〕 
日 计 划 ( 15 年 05 月 ) 
日 计 划 ( 15 05 月 31 日 〕 
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日 计 划 ( 15 月 02 〕 
日 计 划 ( 15 年 月 0 ) 
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日 计 划 ( 15 年 月 0 ) 
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日 计 划 ( 15 年 月 ) 
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日 计 划 ( 15 月 12 日 〕 
日 计 划 ( 2015 年 月 13 臼 〕 
日 计 划 ( 15 月 14 〕

然后就会弹出一个电子邮件发送的页面,通过该方式就可以将写好的日报发给上次领导,非常方便。

邮 件 
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Onenote中待办事项显示在Outlook任务中

在Onenote某页面中可以是一个较大项目任务,也可以是单一的下一步行动,由于Onenote本身不带任务提醒功能,所以通过将Onenote中的项目或行动,显示在Outlook任务中,通过任务提醒功能就满足此目的啦!

此操作步骤和上述的发Outlook邮件差不多,只不过点击的是“Outlook任务”图标,直接选择任务截至时间,这样在Onenote中分解的一系列下一步行动都会显示在Outlook任务中,Onenote任务前会显示一个“红旗”图标。

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日 计 划 ( 2015 年 月 03 日 )

Onenote任务同步到Outlook任务中后,可以进行任务分配、分类,完成后可以“标记完成”,如果做该任务时需要参考相关资料,又可以点击“Onenote”命令跳转到该任务所在的Onenote页面。Outlook某任务完成后,进度也会同步到Onenote中标记成完成状态。

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Onelook新建任务保存在Onenote对应项目中

如果你习惯使用Outlook直接新建任务的话,利用Onenote链接可以一键在Onenote中建立对应任务,选择所在的进行中项目分区中。

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电 子 邮 仁 
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Outlook搭配Onenote,双剑合璧视觉化多项目管理

由于Outlook任务局限性,通过和Onenote搭配来进行更有效的多项目管理。首先,在Onenote中创建一个“笔记本”,命名为“项目进度跟踪管理”。

新 笔 记 本 
OneDrive - 个 人 
《 计 簋 机 
添 加 位 
OneDrive - 个 人 
笔 记 本 名 称 : 
甲 # 度 跟 蒜 管 理 0 
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在“项目进度跟踪管理”笔记本中,建立工作或个人、家庭正在同时进行的项目,在Onenote分区中建立具体项目名称,重要的项目放在最前面,通过可视化拖动管理非常方便体现出项目的重要等级,完成归档的项目只要一键移动到放入到对应的工作、素质、家庭等笔记本中即可。

笔 记 本 
2D15 年 7 月 5 日 
工 作 
写 作 
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产 品 改 善 项 目 
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Outlook邮件中我们也可以建立对应的进行中项目,方便邮件也做对应的管理。

Johnsonchen@dopod.c. 
收 件 箱 
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字 校 项 目 
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已 发 送 邹 件

在某个具体跟踪项目中,可以利用Onenote建立不同的页面,可以是相关邮件参考重要信息,可以是项目分解进行中的具体任务。

目 
2 . 5 产 品 功 能 修 改 
2D15 年 7 月 5 日 
产 品 功 能 修 改 任 务 
索 〔 Ctrl +E 〕 
+ 添 力 页 
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02 目 分 解 
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艺 4 北 京 ± 差 和 固 事 什 矣 气 寸 论 产 品 
2 巧 产 品 功 能 修 改

利用“Onenote中待办事项显示在Outlook任务中”的描述方法,Onenote进行中的任务可以显示在Outlook任务中,并标注任务重要优先级和截至时间等信息,根据自己情况按照项目类别,截至时间等排序,这样弥补Onenote不能进行任务提醒的不足之处。

我 的 任 务 
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待 办 事 顶 列 表 
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Outlook收到某项目的重要参考邮件可以按照“Outlook邮件保存到Onenote中”描述的方法,汇总到Onenote对应项目的参考邮件信息中。如果是非邮件之类我们收集整理的项目相关信息,利用Onenote可以插入Excel、本地或网络图片、屏幕截图、扫描件、音频、视频、链接等资料的特点,都可以收集在相关项目中,让我们在执行某项目时集中在一处可以更加高效的完成任务。

开 始 
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链 
录 音 录 嵯 
止 在 录 制

小结:

通过Outlook和Onenote的搭配,弥补各自的缺点,充分发挥其长处,完完全全可以做到对工作中进行的多个项目,一站式可视化管控的状态,并且培养边执行项目边整理的习惯,项目完成归档资料也同时完成啦!方便以后同类项目借鉴以及下属任务分配时有制度可循,有据可依。

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