如何把 GTD 部署到 OneNote 中?

001. OneNote 的基本结构

要想把 GTD 部署到 OneNote 当中,当然需要了解 OneNote 的基本结构。你可以把 OneNote 看成一个个能够放在一起的笔记本,笔记本的数量可以自行添加。每个笔记本下,可以新建无数个分区,每个分区下可以新建多个页面。在单个页面上单击右键,可以把它降级为子页,降级的子页可以归类到其他页面下,通过下拉按钮折叠起来。

 

002. OneNote 的剪藏功能在浏览器中安装 OneNote 插件,可以直接剪藏当前网页、截图、文章以及书签,等等。在你没有进行笔记本分区整理前,你所选的内容会被剪藏在默认笔记本中一个叫做 “快速笔记” 的分区中,你可以自行修改分区名称,但我这里不做修改;不止如此,在手机或 iPad 上安装 OneNote 之后,在浏览器中点击分享,也可以直接剪藏内容到 OneNote。 如果你喜欢阅读微信文章并希望剪藏其中的内容,关注 “微软云笔记” 公众号并绑定你的账号,即可点击微信文章右上角的三个点,找到微软云笔记进行保存。这里剪藏的内容会自动保存在默认笔记本中一个叫做 “微信保存” 的分区里,千万不要去改动这个分区的名字,否则下次剪藏 OneNote 还会默认帮你再新建一个名为 “微信保存” 的分区。 这种情况下,我们来看看,把 GTD 所需要的七个分区分别放在什么地方。003. 

具体的部署方式

① 收集箱 

首先是收集箱。在没有刻意分区或新建笔记本前,刚才提到的剪藏内容都会被放在默认笔记本中,所以我会把这个默认笔记本直接变成收集箱。“快速笔记”和“微信保存” 将会是其中的常驻页面。对我来说,每天需要做的事情可能大多就是一句话或者几个字就能写清楚的。也就是说,我需要的是这样的任务清单页面。

 

  • xxxxx
  • xxxxxxx
  • xxxxx

 

你可以直接新建一个分区,并在分区中新建一个页面,在其中做这样一份清单。但我觉得有些多余,所以直接在“快速笔记” 中新建一个空白页面,并把它置顶。取个标题,比如“新增事件”,加上一些特别的表情符号,让它醒目一些。在键盘上摁下 Ctrl+Shift+B,即可找到 Windows10 系统默认的一大把表情,随意使用。

 

平时有任何的新任务、新灵感或想法,都可以立刻打开手机或身边的其他设备,添加清单;看到好的文章,也可以直接剪藏。

 

这就是我的收集箱。不管你怎么去部署,最重要的是,定期清理放进其中的内容,该处理的处理,该放进其他分区的,放进其他分区。

② 所有清单 

接下来,我新建了一个新的笔记本,把可能清单、项目清单、等待清单、执行清单四个清单都放进去。不过由于项目清单和其他三个清单有明显的不同,我为它新建了一个专门的分区,同时把其他三个清单放在一个分区,命名为“其他清单”。

这样安排的原因是,项目清单中的每一个项目,大多都需要我们用一整个页面来进行整理和安排,包括写清单、画导图、做计划等等。有时候还需要新建一个子页面,和该项目放在一起,作为临时资料或备注。如果你有相关的文件或图片也都可以直接扔进去,参加会议的一些录音也在其中。也就是说,这里的页面目录承载了“项目清单” 的功效,而页面成为了我的具体工作面板。我每次回顾时,我只需要问自己:这个项目下一步是什么?在做吗?做得怎么样了?并在其他清单中标注好我的下一步即可。

 

在其他清单中,我会刻意从上到下依次排序为可能清单、等待清单、执行清单,这样一来,回顾时,就不会选择性遗漏可能清单和等待清单,而只记得低头做事儿了。

 

③ 参考资料和回收箱 

根据我们在 GTD 公开课当中的讲解,参考资料是一个特别因人而异的东西。一个无限页面的笔记本足够装下一段时期内的资料。对我来说,我会直接根据现有的剪藏进行分类,再不断细化。原则是,先有资料再有分类,而不是从别人那里摘抄一份分类方式,把自己的资料给硬塞进去。

 

至于回收箱,同样新建一个笔记本就可以了。

 

这样一来,你的 OneNote 就是你的 GTD 工作区。随时遇到新的任务或想法或文章,直接放进收集箱。固定时间打开你的 OneNote,根据我们在 GTD公开课中讲到的内容,一一处理。

 

需要提醒的是,GTD 部署方式没有固定答案,适合你的才是最好的。

 

最后,你可以在我们的微信公众号后台回复 GTD 免费加入数万人都在学习的 GTD 时间管理公开课。