用GTD和OneNote联合打造属于你自己的笔记体系和文件体系

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最近结合GTD(戴维‧艾伦的《搞定Ⅰ:无压工作的艺术 [Getting Things Done]》,以前也有一篇文章提到过)方法,重新构建了一遍自己的笔记体系和文件体系,并把以前试过的很多笔记软件的内容全部搬家到OneNote。

01

OneNote

记笔记的软件那么多,为什么我最后决定用OneNote呢?下面的图是一个决策过程,就是把所有做笔记的软件列出来,按不同的维度,给出不同的权限,然后一个一个打分,最后加权相加。因为各个权重的主观性很强,这张表格适用范围有限,或者你还有更喜欢的功能里面没加进来,比如我还喜欢OneNote的OneCalendar功能。没关系,你可以按照你的思路和想法来DIY这个表格。当然,这个选笔记软件的决策思路也适用于其他很多地方。

权 重 印 象 笔 记 Notion Obsidian 幕 布 Onenote 结 论 : 作 为 主 力 笔 记 应 用 还 是 OneNote 或 者 印 象 笔 记 更 能 满 足 综 合 的 需 求 , 但 Obsidian 在 两 个 权 重 较 高 的 维 度 都 是 得 分 第 一 , 因 此 15 % 剪 藏 15 % 双 向 涟 1 5 % 速 度 10 % 分 类 10 % 10 % 编 辑 方 便 程 度 排 版 自 由 度 15 % 美 观 1 5 % 搜 索 汇 总 42 36 36 28 42 权 重 后 7 . 25 6 . 85 5 . 45 73 在 特 定 场 景 下 Obsidian 也 是 不 错 的 选 择 , 可 以 组 合 使 用

OneNote的布置呢,其实和纸质的笔记本挺像的,但是电子化的笔记本可以搜索迅速找到你想要找的东西,这点是纸质笔记本无法企及的。在OneNote,首先建立一个一个笔记本,然后每个笔记本下面有分区,分区下又有页,页下面还有子页,子页又可以有子页,子子孙孙无穷尽也。每个笔记本就像一本书,每本书下面分章节,下面还有子章节。

; 一 02 待 办 事 项 · 1 记 不 名 字 愿 望 清 单 川 川 年 日 丿 0 : 四 2 分 区 3 页 。 孑 页 生 无 穷 尽 也 待 单 w 山 for 、 k 可 后 笮 、 。 meb / maybe

OneNote还有屏幕剪辑功能,再也不需要默默打开QQ或者装个截图软件了。
OneNote是office套装产品之一,和outlook可以无缝对接,outlook点的待办都可以直接收录到OneNote,还有前面提到的OneCalendar,可以显示你每天在OneNote做了哪些事情,写总结时再也不用抓耳挠腮了。更重要的是,作为office套装的附属产品,OneNote是免费的。可以直接从微软官方直接下载OneNote2016,大厂出品,真香。
此外,还可以直接在OneNote里面链接PPT做笔记,建立各个知识点的链接,对于个人知识管理来说真的是神器。自从开始用OneNote,除了工作上需要写技术报告外,我差不多已经抛弃掉Word了。
还有很多其他有趣好玩的功能,如果你对OneNote有兴趣,可以关注bilibili的UP主星月爱学习,虽然他做的视频比较早,但对于入门用户,足够用了。

02

GTD

我们容易陷入两种生活状态当中:累成狗,闲成猪。
陷入第一种状态时,觉得自己每天都有好多事情要做,作业、培训、报表、项目、工作总结、微信、电话、邮箱……早上出门发现垃圾没扔,晚上回家发现洗衣机的衣服没晾……打开手机看到别人的出行照片和视频才发现,原来心心念念一年的旅行连计划都还没有做……睡前更要挣扎好久才能睡,因为你可能突然想到,单词没有背、买的几本书没看,收藏夹里还有数不清的文章在吃灰……
陷入第二种状态时,你会想:“嗯?我没什么事情要做啊!为什么有的人总是很忙,而我总是找不到事情做嘞?像我这种人,没必要用时间管理吧?!”
如果出现以上2种状态,可以试试GTD。GTD的英文是getting things done,百度搜索出来的翻译是“把事情做完”,但我更倾向于翻译成“把事情做好”。GTD更广泛的应用是时间管理。但应用于笔记体系文件体系后,会发现这样管理自己的“资源”和知识体系,也是非常有效的。
那么,具体GTD 要怎么做呢?下图是GTD的具体的针对一件事情的处理过程。

收 隼 箱 (Inbox) 议 件 事 情 可 行 刁 妈 ? 汶 件 事 可 以 一 步 搞 定 吗 ? 件 事 可 以 在 2 分 钟 内 搞 定 吗 ? 汶 件 事 该 我 做 吗 ? 有 特 定 时 间 吗 ? 日 历 / 应 朋 参 考 资 料 (Reference) 可 能 清 单 (Someday/maybe) 回 收 箱 (Trash) 项 目 清 单 ("Plan project" plan) 等 待 清 单 ("Waiting for" task) 执 行 清 单 ("@Context" task") 下 一 步 行 动 是 什 么 ? 0

我们把所有的事情都搜集起来放进搜集箱,如果这件事情不能行动,根据不同类型放入参考资料、可能清单、回收站,否则,再次询问自己,这件事可以一步搞定吗,如果不可以,放入项目清单,如果可以一次搞定,并且可以在2分钟内搞定立即处理,不能再2分钟内搞定的,问自己,这件事该我做吗,如果可以分配给别人做,那就放入等待清单,如果是我自己做,那再问有特定时间吗,如果没有,那就放入执行清单,如果有直接放入日历中。这里面,等待清单和项目清单后续还有进一步行动,等待清单需要和负责该任务的人联系,而项目清单则需要再把工作进一步细分成几步去完成。
搜集箱、参考资料等是输入,项目清单、执行清单、等待清单是输出中间的处理过程就是你要做的事情。
关于GTD,bilibili的UP主topbook讲的非常透彻,我的笔记体系和文件体系建立的思路就来源于它。

03

笔记体系和文件体系

按照GTD对于任务处理的思路,搭建的初步的笔记体系和文件体系如下:

笔 记 体 系 01 搜 集 箱 02 待 办 事 1 页 03 参 考 资 料 04 回 收 站 05 归 档 快 速 笔 记 微 信 保 存 素 材 库 项 目 清 单 执 行 清 单 可 能 清 单 其 他 清 单 等 待 清 单 愿 望 清 单 框 架 书 育 丿 L 书 读 书 清 单 娃 的 书 其 他 书 书 目 阅 读 100 搜 集 箱 2 创 项 目 清 单 202 执 行 清 单 200 待 办 事 顶 203 可 能 清 单 204 等 待 清 单 205 愿 望 清 单 3 创 电 子 书 文 件 体 系 300 参 考 资 料 502 × M 《 N D 303 图 片 504 . 音 纟 顷 400 回 收 站 500 归 0 ] 育 儿 02 育 己 仍 其 他 $ 141

相比前面的GTD任务处理,新增了一个归档,因为无论是笔记体系,还是文件体系,最终任务处理完之后,需要对任务做一个归档总结,也许在归档总结的过程中会发现新的东西哦。但是,归档并不是意味着以后就是文物了,而是方便你下次查找更加方便,因为我们做笔记、做文件整体的终极目的是应用
这里提个小tip:在构建体系的时候,尽可能去满足MECE原则(不重复无遗漏),如何做到MECE,需要在分解时寻求互斥的概念
今天的分享就到这儿了,希望对你有启发和帮助呀~

原文

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